Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Kalkulatie is online software voor vakmensen, zoals stukadoors, schilders en aannemers. Je maakt er van foto's en een omschrijving een calculatie, een offerte en facturen mee.

Kalkulatie is een handelsnaam van growglox, LLC. Dat is een Amerikaans bedrijf (een LLC uit de staat Delaware). Adres: 131 Continental Dr, Suite 305, Newark, Delaware 19713, Verenigde Staten. In deze verklaring heet dat bedrijf "wij".

Vragen over privacy? Mail naar support@kalkulatie.nl.

Onze vertegenwoordiger in de Europese Unie: [IN TE VULLEN: naam en adres van de EU-vertegenwoordiger (artikel 27 AVG), of schrappen als dat niet nodig is]

2. Twee rollen

Wij hebben twee rollen. Dat is belangrijk, want het bepaalt wie waarvoor verantwoordelijk is.

• Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens van onze eigen klanten: de bedrijven die Kalkulatie gebruiken. Denk aan je account, je abonnement en je contact met ons.
• Jij bent verantwoordelijk voor de gegevens van jouw klanten die je in Kalkulatie zet. Denk aan hun naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en foto's van hun huis. Wij verwerken die gegevens alleen voor jou. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst in onze algemene voorwaarden.

Ben je een klant van een vakman die Kalkulatie gebruikt? Stel je vragen over je gegevens dan aan die vakman.

3. Welke gegevens wij verwerken

Je account

• Je bedrijfsnaam en e-mailadres.
• Je wachtwoord. Dat bewaren wij alleen als versleutelde code (een hash). Wij kunnen je wachtwoord zelf niet lezen.
• Je abonnement: proefperiode, gekozen abonnement en hoeveel calculaties je deze maand hebt gemaakt.

Je bedrijfsgegevens

• Adres, plaats, telefoonnummer, website, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN en naam van de rekeninghouder.
• Je logo, je huisstijlkleuren, je betaaltermijnen en je WhatsApp-nummer als je dat invult.
• Je prijzen en de regels uit offertes die je hebt goedgekeurd. Daarmee sluit de calculatie beter aan op jouw prijzen.

Gegevens over jouw klanten en klussen

• Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en notities van jouw klanten.
• Foto's, tekeningen en video's van de klus, en de omschrijving van het werk.
• Offertes, planningen en facturen.
• Oude offertes en facturen die je uploadt bij het instellen van je account.

Betaalgegevens

Je abonnement betaal je via Stripe. Stripe vraagt je betaalgegevens, factuuradres en eventueel je btw-nummer. Wij zien je kaart- of rekeningnummer niet. Wij bewaren alleen de kenmerken die Stripe ons geeft om je abonnement te herkennen.

Technische gegevens

Als er iets misgaat in de app, kunnen wij een foutmelding opslaan. Daarin staan geen IP-adres, cookies of wat je in een formulier hebt ingevuld.

4. Waarom wij dat doen

• Om de dienst te leveren: je account, calculaties, offertes, planningen en facturen maken en versturen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou.
• Om je abonnement af te rekenen en onze administratie te voeren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke plicht om de administratie te bewaren.
• Om je te mailen over je account: een welkomstmail, een mail kort voor het einde van je proefperiode en een link als je je wachtwoord vergeten bent. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Om fouten op te sporen en de app veilig te houden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende en veilige dienst.

Wij verkopen je gegevens niet. Wij gebruiken ze niet voor reclame. Jouw prijzen gebruiken wij alleen voor jouw eigen calculaties, niet voor die van andere bedrijven.

5. Foto's en tekst naar de AI

Voor de calculatie gebruiken wij AI van twee leveranciers. Zo werkt dat:

• Anthropic (Claude) krijgt de foto's van de klus (hooguit vijf per calculatie, verkleind), afbeeldingen van tekeningen, de omschrijving van het werk en de namen van de posten uit jouw prijslijst, zonder bedragen. Daarmee stelt Claude de regels van de calculatie voor. Upload je bij het instellen oude offertes of facturen? Dan krijgt Anthropic ook de tekst uit die documenten. Daarin kunnen namen en adressen van jouw klanten staan.
• Voyage AI krijgt alleen de tekst van een offerteregel, bijvoorbeeld "wanden stucen". Daarmee zoeken wij de juiste prijs in jouw prijslijst. Voyage AI krijgt geen bedragen, geen foto's en geen klantgegevens van ons.

Prijzen, btw en totalen rekent Kalkulatie zelf uit. Die komen niet van de AI.

Volgens de zakelijke voorwaarden van Anthropic gebruikt Anthropic deze gegevens niet om haar AI-modellen te trainen. Anthropic bewaart de gegevens [IN TE VULLEN: bewaartermijn bij Anthropic]. Voyage AI [IN TE VULLEN: of Voyage AI de tekst bewaart of gebruikt voor training, en hoe lang].

Tip: zet geen namen of adressen in de omschrijving van een klus als dat niet nodig is.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij werken met deze partijen. Zij verwerken gegevens alleen voor ons, voor het doel dat erbij staat.

• Fly.io: hosting van de app, de database en de bestanden. De servers staan in Amsterdam. Fly.io is een Amerikaans bedrijf.
• Anthropic: de calculatie en het inlezen van oude offertes (zie hierboven). Verenigde Staten.
• Voyage AI: prijzen zoeken op basis van de tekst van een offerteregel. Verenigde Staten.
• Stripe: betaling van je abonnement. Stripe is zelf ook verantwoordelijk voor de betaalgegevens die het verwerkt. Europese Unie en Verenigde Staten.
• TransIP: versturen van e-mail. Dat zijn onze mails aan jou, en de offertes en facturen die jij vanuit Kalkulatie naar jouw klanten stuurt. Nederland.
• Sentry: foutmeldingen, zonder IP-adres, cookies of formulierinhoud. Alleen als wij dit aanzetten. [IN TE VULLEN: regio van Sentry (EU of VS)]

WhatsApp: verstuur je een offerte via WhatsApp, dan opent Kalkulatie WhatsApp op je eigen telefoon of computer met een klaargezet bericht. Jij verstuurt het bericht zelf. Kalkulatie heeft nu geen eigen koppeling met WhatsApp en stuurt zelf niets naar WhatsApp.

Wij geven gegevens ook aan anderen als de wet ons dat verplicht, bijvoorbeeld bij een bevel van een rechter.

7. Gegevens buiten de EU

Een deel van onze leveranciers zit in de Verenigde Staten. Wijzelf zijn ook een Amerikaans bedrijf. Gegevens kunnen dus in de Verenigde Staten worden verwerkt. Wij zorgen dat dit volgens de AVG gebeurt, op basis van [IN TE VULLEN: per leverancier: EU-VS Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen].

8. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Zolang je account bestaat bewaren wij je gegevens. Ook na je proefperiode of na het stoppen van je abonnement. Je kunt dan nog alles bekijken en downloaden.
• Verwijder je je account (Instellingen → Account → Account verwijderen)? Dan wissen wij direct al je gegevens uit de app: je klanten, projecten, foto's, offertes, facturen en prijzen. Een lopend abonnement stoppen wij dan ook.
• Back-ups: wij maken elke dag een back-up van de database en bewaren de laatste 14. Na het verwijderen van je account staan je gegevens dus nog hooguit 14 dagen in een back-up. Onze hostingpartij maakt daarnaast kopieën van de opslag. Die worden na [IN TE VULLEN: bewaartermijn van de volume-snapshots in dagen] gewist.
• Gegevens over je abonnement die wij voor de belasting moeten bewaren, zoals onze facturen aan jou, bewaren wij [IN TE VULLEN: wettelijke bewaartermijn, bijvoorbeeld 7 jaar].

Jouw eigen facturen moet je zelf bewaren, meestal 7 jaar. Download daarom je gegevens voordat je je account verwijdert.

9. Cookies

Kalkulatie gebruikt één cookie: een inlogcookie. Die zorgt dat je ingelogd blijft, maximaal 30 dagen. Zonder deze cookie werkt de app niet. Wij gebruiken geen cookies voor statistieken, reclame of volgen. Betaal je via Stripe, dan kan Stripe op zijn eigen betaalpagina eigen cookies plaatsen.

10. Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
• Wachtwoorden bewaren wij alleen als hash.
• De gegevens van elk bedrijf zijn strikt gescheiden. Een ander bedrijf kan jouw gegevens niet zien.
• Foto's en bestanden zijn alleen te zien als je bent ingelogd.
• Wij maken elke dag een back-up.

Gaat er toch iets mis met gegevens (een datalek)? Dan melden wij dat zo snel mogelijk aan jou. Als dat moet, melden wij het ook aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren, laten verwijderen en meenemen. Je mag ook bezwaar maken of vragen om minder te verwerken. Veel kun je zelf doen in de app:

• Aanpassen: via Instellingen.
• Downloaden: Instellingen → Account → Download al je gegevens. Je krijgt een ZIP-bestand met je klanten, projecten, prijzen, facturen (als PDF) en bestanden.
• Verwijderen: Instellingen → Account → Account verwijderen.

Voor andere verzoeken mail je naar support@kalkulatie.nl. Wij reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij een nieuwe leverancier gaan gebruiken. Bovenaan staat altijd de datum van de laatste wijziging. Bij grote wijzigingen mailen wij je vooraf.

Kalkulatie is een handelsnaam van growglox, LLC, 131 Continental Dr, Suite 305, Newark, Delaware 19713, Verenigde Staten, registratienummer [IN TE VULLEN: Delaware File Number].