1. Wie wij zijn
Kalkulatie is een handelsnaam van growglox, LLC, een Amerikaans bedrijf (een LLC uit de staat Delaware). Adres: 131 Continental Dr, Suite 305, Newark, Delaware 19713, Verenigde Staten. Registratienummer: [IN TE VULLEN: Delaware File Number]. In deze voorwaarden heet dat bedrijf "wij".
Contact: support@kalkulatie.nl.
2. Voor wie deze voorwaarden gelden
Deze voorwaarden gelden voor iedereen die een account maakt bij Kalkulatie. In deze voorwaarden heet dat "jij". Kalkulatie is alleen voor bedrijven en zzp'ers, voor gebruik in hun werk. Het is niet bedoeld voor consumenten.
Door een account te maken ga je akkoord met deze voorwaarden en met de verwerkersovereenkomst onderaan deze pagina. Andere voorwaarden, zoals je eigen inkoopvoorwaarden, gelden niet.
3. Wat Kalkulatie doet
Kalkulatie is online software. Je zet foto's en een omschrijving van een klus in de app. Kalkulatie stelt dan een calculatie voor. Daarvan maak je een offerte als PDF, een planning en facturen. Die kun je per e-mail versturen, via WhatsApp delen of downloaden.
Je bent zelf verantwoordelijk voor je account en je wachtwoord. Deel je wachtwoord niet met anderen. Merk je dat iemand anders in je account zit? Verander dan meteen je wachtwoord en mail ons.
4. De calculatie is een voorstel
De calculatie wordt automatisch gemaakt, met AI en met jouw eigen prijzen. Het is altijd een voorstel. AI kan fouten maken. Een post kan ontbreken, een hoeveelheid kan niet kloppen of een prijs kan te hoog of te laag zijn.
- Jij controleert elke regel, elke hoeveelheid, elke prijs en elke tekst voordat je een offerte of factuur verstuurt.
- Jij bent verantwoordelijk voor wat er in je offertes en facturen staat, ook als Kalkulatie het heeft voorgesteld.
- Wij zijn niet aansprakelijk voor schade door een prijs, hoeveelheid, tekst of btw-tarief dat jij hebt goedgekeurd of verstuurd.
5. Btw: hulp, geen belastingadvies
Kalkulatie stelt per regel een btw-tarief voor, bijvoorbeeld 9% voor bepaald werk aan woningen ouder dan twee jaar. Dat is een hulpmiddel. Het is geen belastingadvies. Jij kiest het juiste tarief en blijft daar verantwoordelijk voor tegenover de Belastingdienst. Twijfel je? Vraag het je boekhouder.
6. Gratis proefperiode
Een nieuw account krijgt 14 dagen gratis toegang. Je hoeft daarvoor geen betaalgegevens in te vullen. Na de proefperiode stopt de proef vanzelf. Je betaalt niets als je geen abonnement kiest.
Na de proefperiode kun je alles nog bekijken en downloaden. Je kunt dan geen nieuwe calculaties, offertes en facturen meer maken tot je een abonnement kiest.
7. Prijzen en betalen
- Een maandabonnement kost € 59,00 per maand.
- Een jaarabonnement kost € 588,00 per jaar. Dat is € 49,00 per maand.
- Alle prijzen zijn exclusief btw.
Je betaalt vooraf per periode, via Stripe. Bij het afrekenen zie je wanneer de eerste betaling plaatsvindt. Je factuur vind je via Abonnement → Abonnement beheren.
Wij kunnen de prijzen aanpassen. Dat melden wij je minstens [IN TE VULLEN: aantal dagen, bijvoorbeeld 30] dagen van tevoren per e-mail. Een nieuwe prijs geldt pas vanaf je volgende periode. Ben je het er niet mee eens? Dan kun je opzeggen voordat de nieuwe prijs ingaat.
Wordt een betaling niet voldaan? Dan kan je account op alleen bekijken en downloaden komen te staan, net als na de proefperiode.
8. Opzeggen
- Je zegt op in de app: Abonnement → Abonnement beheren. Je kunt ook mailen naar support@kalkulatie.nl.
- Je abonnement stopt aan het einde van de periode waarvoor je al hebt betaald. Bij een maandabonnement is dat het einde van de maand, bij een jaarabonnement het einde van het jaar.
- Je krijgt geen geld terug voor een periode die al is begonnen.
- Na het opzeggen kun je je gegevens nog bekijken en downloaden, zolang je account bestaat.
- Verwijder je je account? Dan stopt je abonnement meteen en wissen wij je gegevens. Ook dan krijg je geen geld terug voor de lopende periode.
Wij mogen je account stopzetten als je deze voorwaarden ernstig overtreedt. Als het kan, waarschuwen wij je eerst.
9. Redelijk gebruik
Je mag Kalkulatie gebruiken voor je eigen bedrijf. Je mag het niet:
- gebruiken voor iets wat tegen de wet is;
- gebruiken om de app of andere gebruikers te hinderen, of proberen de beveiliging te omzeilen;
- doorverkopen of namens andere bedrijven gebruiken zonder onze toestemming.
Per account kun je per kalendermaand hooguit 150 automatische calculaties laten maken, inclusief het inlezen van oude offertes. Heb je er meer nodig? Mail ons, dan kijken we samen naar een oplossing.
10. Jouw gegevens
- Je gegevens blijven van jou. Je kunt ze altijd downloaden via Instellingen → Account.
- Jouw prijzen gebruiken wij alleen voor jouw eigen calculaties. Andere bedrijven zien ze niet.
- Je zet alleen gegevens in Kalkulatie die je mag gebruiken. Gegevens over gezondheid, geloof of andere bijzondere persoonsgegevens horen er niet in.
- Hoe wij met persoonsgegevens omgaan, lees je in de privacyverklaring. Voor de gegevens van jouw klanten geldt de verwerkersovereenkomst hieronder.
11. Beschikbaarheid
Wij doen ons best om Kalkulatie altijd goed te laten werken. Toch kunnen wij niet beloven dat de app nooit storing heeft. Soms is de app even niet bereikbaar, bijvoorbeeld door onderhoud of een storing bij een leverancier. Groot onderhoud kondigen wij als het kan vooraf aan.
Wij mogen de app verbeteren en veranderen. Halen wij een belangrijke functie weg? Dan melden wij dat vooraf.
12. Aansprakelijkheid
- Zijn wij aansprakelijk voor schade? Dan betalen wij hooguit het bedrag dat jij in de 12 maanden vóór de schade aan ons hebt betaald voor Kalkulatie.
- Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade. Denk aan gemiste omzet, gemiste opdrachten, winstderving of schade door een te lage of te hoge offerte.
- Wij zijn niet aansprakelijk voor de inhoud van offertes en facturen die jij goedkeurt of verstuurt (zie artikel 4 en 5).
- Deze grenzen gelden niet als de schade komt door opzet of bewuste roekeloosheid van ons.
- Meld schade zo snel mogelijk, en in elk geval binnen [IN TE VULLEN: termijn, bijvoorbeeld 12 maanden] nadat je die ontdekt.
13. Wijzigingen
Wij kunnen deze voorwaarden aanpassen. Belangrijke wijzigingen mailen wij je minstens [IN TE VULLEN: aantal dagen, bijvoorbeeld 30] dagen van tevoren. Ben je het er niet mee eens? Dan kun je opzeggen voordat de wijziging ingaat. Gebruik je Kalkulatie daarna nog, dan gelden de nieuwe voorwaarden.
14. Toepasselijk recht
Op deze voorwaarden en op je gebruik van Kalkulatie is Nederlands recht van toepassing. Komen wij er samen niet uit? Dan beslist de bevoegde rechter in [IN TE VULLEN: plaats of arrondissement, bijvoorbeeld Amsterdam].
15. Verwerkersovereenkomst
Dit artikel is de verwerkersovereenkomst tussen jou en ons. Hierin staat hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van jouw klanten.
Rollen
Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn de verwerker. Jij bepaalt waarom en welke gegevens van jouw klanten in Kalkulatie komen. Wij verwerken ze alleen voor jou.
Wat wij verwerken
- Van wie: jouw klanten en hun contactpersonen.
- Welke gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, notities, foto's, tekeningen en video's van de woning of het werk, de omschrijving van de klus, offertes, planningen en facturen.
- Waarvoor: alleen om de dienst Kalkulatie te leveren: calculaties, offertes, planningen en facturen maken, bewaren en versturen.
- Hoe lang: zolang je account bestaat, of tot jij de gegevens verwijdert.
Afspraken
- Wij verwerken de gegevens alleen op jouw instructie. Jouw gebruik van de app geldt als instructie. Wij gebruiken de gegevens niet voor onszelf.
- Iedereen die bij ons de gegevens kan zien, moet ze geheim houden.
- Wij beveiligen de gegevens goed: versleutelde verbindingen, wachtwoorden alleen als hash, strikte scheiding tussen bedrijven, toegang alleen na inloggen en dagelijkse back-ups. [IN TE VULLEN: aanvullende organisatorische maatregelen]
- Wij helpen je als een klant van jou zijn rechten gebruikt, bijvoorbeeld om gegevens in te zien of te laten verwijderen. Veel kun je zelf in de app: klantgegevens aanpassen, downloaden en verwijderen.
- Wij helpen je ook als je een risicoanalyse (DPIA) moet maken of vragen krijgt van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Subverwerkers
Je geeft ons toestemming om deze partijen in te schakelen: Fly.io (hosting), Anthropic (calculatie met AI), Voyage AI (prijzen zoeken op tekst), TransIP (e-mail) en Sentry (foutmeldingen, als dat aan staat). Wat zij krijgen en waar ze zitten, staat in de privacyverklaring. Wij leggen met hen dezelfde plichten vast als in deze overeenkomst. Een nieuwe subverwerker melden wij je minstens [IN TE VULLEN: aantal dagen, bijvoorbeeld 30] dagen vooraf. Ben je het daar niet mee eens? Dan kun je bezwaar maken of opzeggen.
Sommige subverwerkers zitten in de Verenigde Staten. Doorgifte daarheen gebeurt op basis van [IN TE VULLEN: per leverancier: EU-VS Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen].
Datalekken
Ontdekken wij een datalek met gegevens van jouw klanten? Dan melden wij dat zonder onnodige vertraging aan jou, en uiterlijk binnen [IN TE VULLEN: aantal uren, bijvoorbeeld 48] uur. Wij geven je de informatie die je nodig hebt om het lek zo nodig te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan je klanten.
Controle
Je mag ons vragen hoe wij aan deze afspraken voldoen. Wij geven je dan de informatie die daarvoor nodig is. [IN TE VULLEN: afspraken over audits en wie de kosten draagt]
Einde
Stopt de overeenkomst, of verwijder je je account? Dan wissen wij de gegevens van jouw klanten. Download ze daarom eerst. Uit onze dagelijkse back-ups verdwijnen de gegevens binnen 14 dagen.
Kalkulatie is een handelsnaam van growglox, LLC, 131 Continental Dr, Suite 305, Newark, Delaware 19713, Verenigde Staten, registratienummer [IN TE VULLEN: Delaware File Number].